Cómo Hacer un Organigrama de una Empresa Comercial. Ejemplo

Hola querido lector o lectora. En este nuevo artículo hablaremos de cómo hacer un organigrama de una empresa comercial, te daremos un ejemplo práctico y te explicaremos las funciones de esta herramienta de organización para que puedas implementarla en tu propia empresa.

Recomendado: Por qué emprender un negocio. 8 Razones y algunas estrategias para hacerlo

Cómo Hacer un Organigrama de una Empresa Comercial. Ejemplo

cómo hacer un organigrama de una empresa comercial ejemplo

Luego de leer este artículo sabrás cómo hacer un organigrama de una empresa comercial

Antes que nada empecemos por definir para qué sirve un organigrama.

El organigrama es uno de los documentos que describe la estructura organizativa y, más en detalle, es la principal herramienta que la empresa tiene a su disposición para responder a preguntas como ésta:

  • 1) ¿Cómo está estructurada nuestra empresa?
  • 2) ¿Cuáles son las figuras más importantes dentro de ella?
  • 3) ¿Quién es responsable de ciertas decisiones (es decir, quién toma las decisiones)?
  • responsabilidad)?
  • 4) ¿Cómo se asigna la mano de obra y según qué criterios de división del trabajo?
  • 5) ¿Cómo deben relacionarse las OU entre sí?
  • 6) ¿Quién hace qué y quién es responsable de quién?

¿Qué es un organigrama?

El organigrama es un sistema de símbolos convencionales que representa la estructura organizativa.

En ella, el conjunto de la U.O. y las principales relaciones que las vinculan (jerárquicas, consultivas, de normalización y auxiliares) encuentran su formalización más completa y, al mismo tiempo, más sintética.

Aunque la comprensión de cómo funciona una organización no se puede agotar leyendo el organigrama, representa una referencia válida para reconocer las partes de una organización, la forma en que están conectadas, cómo se coloca la unidad en su conjunto y cómo debe relacionarse con las demás.

A menudo, dibujar un organigrama le permite entender si hay áreas superpuestas o áreas “descubiertas” para manejar.

Dentro de un organigrama hay órganos de línea y órganos de personal.

Los gerentes de línea son responsables de toda la estructura organizativa -o parte de ella- dependiendo del nivel jerárquico (por ejemplo, la dirección general, la dirección comercial, la dirección de producción), mientras que los gerentes de personal (por ejemplo, el control de gestión, el control de calidad, el URP y la oficina de prensa) son responsables de las funciones de asesoramiento, apoyo, estandarización para las actividades de los gerentes de línea.

Cada tipo de empresa debe tener un organigrama adecuado para que las cosas dentro de ella procedan de la mejor manera posible. Sin embargo, ocurre a menudo, sobre todo en empresas de tamaño muy pequeño o muy grande, que el organigrama ni siquiera existe –o que existen varias versiones del mismo- y que las relaciones entre la O.U. se basan en convenciones tácitas.

Esta puede ser una solución eficaz siempre y cuando no se cambie nada dentro de la empresa; sin embargo, cuando se introduce una nueva cifra, puede faltar el equilibrio de la organización. Por eso se está entendiendo la importancia de este instrumento con un nombre tan extraño.

Tipos de organigrama para una empresa

En realidad, existen diferentes convenciones para representar el organigrama de una empresa comercial. En particular, la estructura puede representarse de tres maneras diferentes:

Organigrama vertical

(También llamado árbol, dado su parecido con un árbol genealógico).

Este es el organigrama más difundido; se desarrolla de arriba hacia abajo, enfatizando la jerarquía y prefigurando una especie de organización basada casi en la presencia de una descripción de puesto que indica lo que un empleado puede o no puede hacer y lo que debe o no debe hacer.

Por lo general, esta situación se da en las pequeñas y medianas empresas, donde el líder es el propietario que se encuentra en la cima del organigrama, mientras que todos los demás se encuentran en una posición de casi igual importancia.

Organigrama horizontal

Tiene un desarrollo desde la izquierda (donde se encuentra la posición máxima de la directiva) hacia la derecha, en lugar de desde arriba hacia abajo.

Se utiliza cada vez más en las empresas modernas, ya que se considera más democrático y más adecuado para potenciar a todos dentro de la empresa.

Evite hacer demasiado hincapié en las relaciones jerárquicas existentes.

Organigrama circular

Hace hincapié en las relaciones de las autoridades, situando a la Dirección General en el centro de una serie de círculos concéntricos y, por lo tanto, a las demás Direcciones que mantienen intercambios de conocimientos e información entre ellas.

En la práctica, se trata de una mezcla entre el organigrama horizontal y el vertical, que trata de mediar entre los dos énfasis.

La jerarquía pierde su relevancia como cadena de mando y adquiere importancia como lugar de competencia e información.

Mención especial merece el organigrama de funciones, que a menudo se confunde incorrectamente con el organigrama por su aparente similitud gráfica.

En realidad, el organigrama y el organigrama de funciones se refieren a diferentes convenciones y objetos de representación.

Para el organigrama son esencialmente los cuerpos y las relaciones jerárquicas, para el organigrama de funciones son las funciones, actividades y criterios para su articulación.

Generalmente acompaña al organigrama desarrollado verticalmente y muestra la articulación de las funciones y actividades realizadas.

Es particularmente útil destacar los criterios de especialización del trabajo utilizado y clarifica, mejor que el organigrama, si hay superposiciones de competencias o áreas de responsabilidad descubiertas.

A menudo ocurre que hay opciones de especialización de los trabajos o de los recursos (equipos instrumentales, espacios, etc.) que no siempre van acompañadas de la creación de una verdadera U.O. Sin embargo, estas divisiones son relevantes desde el punto de vista del análisis organizativo y de la microplanificación.

Cómo hacer el organigrama para una empresa

Hemos dicho que el organigrama es un diagrama que permite representar la estructura organizativa, incluso muy articulada, destacando las relaciones entre las diferentes U.O.

El contenido del organigrama varía según los casos y puede ser sintético o analítico: en el primer caso adopta un enfoque macro, limitándose a destacar el desarrollo y las conexiones entre las distintas O.U.; en el segundo caso adopta un enfoque micro, especificando también el responsable de cada una de las partes representadas así como el número de recursos que les pertenecen (personal asignado).

Independientemente del grado de analítica, el organigrama permite identificar al menos cuatro características de la organización.

Para entender un organigrama de una empresa comercial y sus funciones, vale decir que en cuanto a la redacción gráfica de los organigramas -la denominada organografía-, no existen normas precisas ni una técnica uniforme (sólo en Francia se ha introducido una normalización, pero con resultados totalmente insatisfactorios).

Sin embargo, en general, para dibujar un organigrama se utilizan cuadros rectangulares que definen la unidad organizativa a través de un título que describe su función (Gestión Comercial, Oficina de Compras, etc.), y líneas que enmarcan las relaciones entre los diferentes niveles de la estructura.

Según la orientación más común, el vértice del organigrama está reservado a la U.O. con la función de “dirección general” y está representado por una caja situada en el punto más alto del dibujo, en la parte superior de la pirámide que representa los diferentes niveles.

Los bordes de las casillas se pueden dibujar con una línea punteada, en lugar de la línea sólida habitual, para indicar que son U.O. todavía no constituidas en el momento de redactar el organigrama pero que está previsto crear; otras veces se adopta una línea continua pesada para diferenciar alguna U.O. o para llamar la atención de los que observan el organigrama.

Las dimensiones de las cajas se pueden mantener iguales en todo el organigrama.

Pero la mayoría de las veces, varían según el nivel de la posición.

La razón principal por la que el tamaño de las cajas se reduce a medida que se desciende a lo largo de la línea jerárquica es meramente por conveniencia gráfica: en los niveles inferiores, las U.O. suelen ser numerosas y, para poder representarlas todas, es necesario reducir el tamaño.

Primer paso clave: Las casillas que se muestran en la parte superior no son necesariamente más importantes que las de la parte inferior.

Siempre por razones de espacio, al dibujar el organigrama algunas casillas se colocan más arriba y otras más abajo.

Esto no significa que quién está representado en la primera sea necesariamente más importante que quién está representado en la segunda: lo que cuenta en la lectura de un organigrama es la conexión entre una caja y la inmediatamente superior.

Sin embargo, existe el peligro de que quienes lean el organigrama crean que una caja dibujada más arriba siempre expresa, si no en un orden jerárquico, al menos un orden de importancia. Esto es cierto si nos detenemos en la clasificación entre cumbre estratégica, línea intermedia y núcleo operativo pero, en el caso de un mayor número de niveles, no siempre es así.

Segundo Paso Clave: es posible representar también la diferente graduación en los contenidos de responsabilidad/autonomía de las distintas U.O., pero para ello es necesario adoptar un criterio preciso de representación.

Si desea utilizar el organigrama para representar también la diferente graduación en los contenidos de responsabilidad/autonomía de las distintas U.O., no debe limitarse a la colocación de los mismos en relación con el número de niveles jerárquicos que los alejan de la cima, sino que debe alinearlos en el mismo nivel por homogeneidad de responsabilidad/autonomía.

Tercer Paso Clave: Pertenecer a un nivel jerárquico no proporciona información sobre la complejidad de la gestión de la U.O.

En cualquier caso, el hecho de pertenecer a un nivel de la estructura organizativa, si bien proporciona indicaciones sobre el lugar dentro de la jerarquía y sobre el papel desempeñado, no profundiza la complejidad de la gestión ni las dificultades inherentes a la función de gestión.

Pensemos en el caso de una Unidad de Primeros Auxilios u otra U.O. que gestione emergencias sanitarias: suele ser una U.O. perteneciente al núcleo operativo y situada en el nivel más bajo de la estructura organizativa; sin embargo, puede tener una complejidad de gestión mucho mayor que otra U.O. situada en el mismo nivel en el organigrama e incluso en la línea intermedia y, por tanto, en un nivel jerárquico superior.

Este límite objetivo del organigrama puede provocar reacciones desagradables, por lo que es necesario que en la empresa se siga siempre el mismo criterio de redacción y que todos los interesados en el organigrama mismo lo conozcan.

Se debe hacer un discurso detallado sobre la posición del personal.

El personal se coloca en apoyo de la Dirección General si está al servicio de toda la empresa (y no, como a menudo se cree erróneamente, porque reportan su trabajo a la propia Dirección), o en apoyo de una división en particular si está al servicio de un subsistema particular de la empresa.

Son necesarias otras dos aclaraciones, una relativa a los operadores que apoyan directamente a los órganos de gestión (secretaría, personal de gestión, etc.) y otra relativa al personal administrativo tradicional.

  1. a) Operadores que apoyan directamente a los órganos de gestión (secretaría, personal de gestión, etc.)

Las secretarías y los operadores que apoyan directamente las actividades de los órganos de gestión se consideran normalmente funciones de línea y están situados en la misma unidad organizativa de gestión a la que prestan apoyo directo.

  1. b) Personal administrativo tradicional (contabilidad y presupuesto)

Las funciones administrativas tradicionales proporcionan condiciones generales de funcionamiento para toda la organización.

Sin embargo, su papel se ejerce a menudo independientemente de las actividades de gestión y sigue criterios formales dictados por organismos típicamente externos o dictados reglamentarios, por lo que a menudo se los coloca y diseña como órganos de línea funcionales.

Y con esto terminamos nuestro artículo dedicado a cómo hacer un organigrama de una empresa comercial. Si deseas conocer más información como esta no dejes de visitar nuestra sección Negocios e Inversiones y acceder a los enlaces que encontrarás aquí abajo.

Cómo Hacer un Organigrama de una Empresa Comercial. Ejemplo
Califica este post

Leave a Reply